E-Mail Disclaimer / Signaturserver

Die E-Mail - Disclaimer - Funktion erlaubt es Ihnen automatisiert bestimmte Textinhalte an das Ende jeder E-Mail, die Ihr Unternehmen über IPEX verlässt, anzuhängen. Dies ist vor allem vor dem Hintergrund der seit Anfang des Jahres 2007 geänderten Rechtslage, nach der neue formale Anforderungen für Geschäftsbriefe gelten, interessant. Siehe hierzu auch:
>> heise online - Geschäftsbriefe per E-Mail: Vorsicht, Abmahnfalle.

Hinweis: Sie sollten die Verantwortung zur Einhaltung solcher Vorschriften nicht in die Hände der einzelnen Mitarbeiter bzw. der Signaturfunktion des Emailclients legen. Schließlich stellen Sie für Ihre sonstige Korrespondenz auch Briefpapier zur Verfügung und überlassen es nicht den einzelnen Personen, welche formalen Angaben auf einem Schriftstück zu finden sind.

Einsatzgebiete


  • Die Einhaltung formaler Anforderungen für Geschäftsbriefe nach §37a im Handelsgesetzbuch, 80 Abs. 1 S. 1 im Aktiengesetz und 35a Abs. 1 S. 1 im GmbH Gesetz.
  • Werbemaßnahmen.
  • Angabe allgemeiner Firmeninformationen.
  • NEU: Angabe individueller Kontaktinformationen.
  • Anzeige eines Haftungsausschluss.
  • Anzeige von Datenschutzerklärungen.

Features Signaturserver

Auf vielfachen Wunsch wurde die Disclaimer - Funktion wesentlich erweitert und bietet nun einen kompletten Signaturserver

  • Sie können beliebig viele Texte definieren, die dann, je nach Absenderadresse, angehängt werden. Als Unterscheidungskriterium dient dabei beispielsweise der Domainname der Absenderadresse, oder die Gruppenzugehörigkeit des Absenders.
  • Zusätzlich zu dem allgemeinen Textbaustein (mit allgemeinen Firmeninformationen, Werbung etc.) können Sie nun individuelle, benutzerbezogene Text definieren. Diese können mit Variablen aus der lokalen Benutzerdatenbank oder auch einer ADS gefüllt werden. Sinnvoll ist dies beispielsweise für Kontaktinformationen der einzelnen Mitarbeiter.
  • Es kann sowohl ein Disclaimer - Text im "reinen" Textformat, als auch im HTML - Format mit erweiterten Formatierungsmöglichkeiten angegeben werden.

Ihre Vorteile

  • Zentrale Pflegbarkeit aller E-Mail - Signaturen in Ihrem Netzwerk.
  • Ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Emails nach außen.
  • Einfache Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
  • Komprimierungsfaktor
  • Einfache Angabemöglichkeit für Werbung etc. in Ihren E-Mails.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie am Einsatz des Signaturservers interessiert sind, ohne die komplette IPEX - Security - Suite verwenden zu wollen. Prinzipiell lässt sich die Software problemlos in alle gängigen, vorhandenen Emailsysteme integrieren.