IPEX-ATSTORE E-Mail-Archiv
E-Mail-Archivierung nach GDPdU für Unternehmen

Seit 01.01.2002 müssen E-Mails, die für die Besteuerung eines Unternehmens relevant sind oder E-Mails, die dem Begriff des Handelsbriefes entsprechen für 10 Jahre archiviert werden. Die Grundlage hierfür sind die Vorschriften der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Die IPEX-E-Mail-Archivierung archiviert alle E-Mails, die empfangen oder versendet werden. Ihre Mitarbeiter müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen, auf welche E-Mails die Kriterien der Archivierung zutreffen. Alle geschäftlich relevante E-Mails werden im Archiv gespeichert .

Über die gesetzlichen Vorschriften hinaus gibt es aber noch andere gute Gründe, die für eine Archivierung von E-Mails sprechen:

  • Über ein Webinterface können die eigenen archivierten E-Mails von Ihren Mitarbeitern mittels einer Volltextsuche recherchiert werden. Diese ist um ein Vielfaches schneller, als die eingebauten Suchfunktionen etablierter E-Mail-Clients.
  • Jedem Mitarbeiter steht ein Archiv mit Informationen mehrerer Jahre zur Verfügung.
  • Durch die zentrale Archivierung sind Sie in der Lage, wertvollen Speicherplatz Ihres produktiven Mailservers zu sparen.
  • Es besteht keine Gefahr mehr, dass ein Mitarbeiter versehentlich wichtige E-Mails löscht, die dann erst wieder von einer Sicherungskopie zurückgespielt werden müssen.

Technik: Die IPEX E-Mail-Archivierung wird als fertige Laufzeitumgebung mit einem Installationsimage auf CD geliefert. Sie kann entweder dediziert auf einem eigenen Rechner installiert werden oder auch in einer virtualisierten Umgebung betrieben werden. Welche E-Mails im Archiv eingesehen werden dürfen, regelt ein umfangreiches Berechtigungssystem. Für die Authentifizierung der Benutzer an der Weboberfläche des E-Mail-Archivs stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Benutzer- und Gruppeninformationen können Dateien im CSV-Format importiert und Exportiert werden.

Worauf sollten Sie achten

Wenn Sie das Thema E-Mail-Archivierung angehen wollen, sollten Sie, unabhängig vom Lösungsanbieter, auf folgende Punkte besonderes Augenmerk legen:

  • Für eine kleine Firma ist es wichtig, auf ein System zu setzen, das sich unkompliziert in Ihre vorhandenen E-Mail-Strukturen integriert. Das ist nicht immer so. Es gibt Lösungen, die voraussetzen, dass die Verbindung ins Internet über eine feste IP und einen MX-Record geschieht.
  • Die E-Mails sollten auf jeden Fall in Ihrem Hause und nicht auf den Servern eines externen Dienstleisters archiviert werden.
  • Setzen Sie auf eine Lösung mit offenen Standards. Bedenken Sie hierbei den langen Archivierungszeitraum von 10 Jahren! Sie sollten beim Zugriff auf die archivierten E-Mails auf keinen Fall von Hersteller des Systems abhängig sein. Oder kann der Ihnen garantieren, dass es ihn in 10 Jahren noch gibt?!

Auswertungen

Dem Netzwerkadministrator stehen folgende Statistiken zur Verfügung:

  • Aktuelle Speichernutzung des Archivs mit automatischer Warnung, wenn ein eingestelltes Limit überschritten wird
  • Anzahl der E-Mails mit zeitlicher Entwicklung
  • Durchschnittliche E-Mail-Größe
  • Komprimierungsfaktor
  • Top Versender / Empfänger nach Anzahl der E-Mails und Datenvolumen
  • Zeitliche Entwicklung des Datenvolumens

Lizensierung

IPEX E-Mail-Archiv enthält bereits in der Basisversion 5 Benutzerlizenzen. Weitere Benutzer können individuell hinzugefügt werden.

Einsatzmöglichkeiten

IPEX E-Mail-Archivierung richtet sich vor allem an kleinere und mittlere Unternehmen. Der Einsatz ist unkompliziert und für jeden möglich. Zwei beispielhafte Einsatzmöglichketen sind:

  • IPEX E-Mail-Archivierung in Kombination mit einem vorhandenen Exchange-Server
  • IPEX E-Mail-Archivierung in Kombination mit IPEX-Security-Suite für Unternehmen